Als zorgprofessionals ergens een broertje dood aan hebben is het registreren. Een spraakgestuurd Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) kan in dit opzicht uitkomst bieden, denkt Vitalis Woonzorg Groep. Een eerste proef leert dat niet alleen de medewerkers content zijn, ook de kwaliteit van de rapportage wordt groter en cliënten raken nauwer bij hun eigen zorgproces betrokken.

Beeld ter illustratie

Spraakgestuurd rapporteren is pionieren. Vitalis is de eerste aanbieder van ouderenzorg die deze innnovatieve werkwijze op de locatie Parc Imstenrade in Heerlen beproeft. ‘Het is een uitdagende proef met vallen en opstaan en zeker geen plug and play’, zegt directeur Leon Savelkoul in de podcast Voorzorg. ‘Rapporteren in het bijzijn van bewoners is echt een verandering in werken en denken.’

Uitdagingen

Toch steekt Vitalis graag de nek uit. ‘We worden in de langdurige zorg geconfronteerd met verschillende uitdagingen. Hoe kunnen we met hetzelfde aantal medewerkers meer zorg leveren? Dat begint met het schrappen van overbodige werkzaamheden. Daarnaast willen we onze medewerkers binden en boeien en onze sector aantrekkelijker maken voor nieuwe werknemers. Innovatie vergroot het werkplezier.’

Succes

In dit laatste opzicht is de proef beslist een succes, aldus Savelkoul. ‘Het grote voordeel is dat medewerkers niet meer hoeven te typen, naar het kantoor hoeven te lopen of met iPad op de gang moeten gaan zitten. Het betekent tijdwinst, want het gaat een stuk sneller dan typen. Ook de kwaliteit van de rapportage is verbeterd.’

Veranderde dynamiek

Misschien belangrijker nog is de veranderde dynamiek tussen zorgverlener en bewoner. ‘De bewoner krijgt alles mee. Daarmee ben je transparant en betrek je bewoner bij zijn eigen zorg. Cliënten krijgen mee wat er gezegd wordt. Je krijgt daardoor meer participatie. Ze worden onderdeel van hun eigen zorgverlening.’

Hindernissen

De positieve ervaringen laten onverlet dat Vitalis ook heel wat hindernissen heeft moeten nemen. Met name de techniek kende de nodige kuren. Zo was er een aparte spraakapp nodig om opgenomen tekst in het ECD te kunnen opnemen. Dit betekende ‘plakken en knippen’ en dus een ongewenste extra handeling. Ook bleek de interoperabiliteit tijd tussen app, ECD en iPad zeker na reguliere updates van de laatste twee systemen niet altijd optimaal. Hetzelfde gold voor de Wifi-verbinding, die niet altijd overal even goed was.

Ook de menselijke factor speelde op onverwachte momenten op. ‘Veel medewerkers zijn gewend om in Limburgs dialect te spreken, waardoor het woordenboek soms woorden niet herkende’, vertelt Savelkoul. ‘En soms praten cliënten door de opnames heen of is er teveel omgevingsgeluid.’

Middel voor de toekomst

Ondanks zulke kinderziektes ziet Vitalis in het spraakgestuurde ECD een middel voor de toekomst. ‘Wij denken dat er veel bredere toepassingen zijn dan alleen rapportage in het zorgdossier zijn’, reageert Savelkoul. ‘Bijvoorbeeld het oproepen van protocollen voor verpleegtechnisch handelen of teamvergaderingen die niet langer genotuleerd hoeven worden met pen en papier.’

Om die reden gaat Vitalis proberen om het spraakgestuurde ECD op korte termijn ook op andere locaties uit te rollen en te delen met andere zorgaanbieders. ‘Dan krijg je de wet van de grote getallen en daarmee een betere positie ten opzichte van de leveranciers’, zegt Savelkoul. ‘Het maakt voor de business case een groot verschil of je het over enkele tientallen of vele duizenden gebruikers hebt.’

Philip van de Poel spreekt in podcast Voorzorg met directeur Leon Savelkoul van Vitalis en met Henk-Herman Nap, senior onderzoeker bij Vilans, aan het woord. Een van de thema’s waar Vilans zich mee bezighoudt, is implementatie van technolgie in de langdurige zorg.